Metodologias ágeis: Como o Kanban e outros frameworks são feitos na prática

Creio que você já ouviu falar de metodologias ágeis, principalmente o Scrum.

Você ou alguém da sua equipe  já usou alguma vez? Possui interesse em aprender e quer saber como são usados nas empresas?

Com essas perguntas em mente, resolvemos trazer alguns exemplos de como é feito a gestão de processos em empresas de consultoria para Startups; e trouxemos também um exemplo de planejamento de SEO.

Aviso: Esse material é rico em referências, e deve ser lido e estudado com calma. Salve o link da página para ter acesso as dicas futuramente!

Metodologias ágeis: O que são?

As metodologia ágeis são um conjunto de técnicas e práticas para gestão de projetos, que fazem com que os resultados apareçam mais rapidamente,

Como resultado, o time por trás da organização dos processos consegue acompanhar visualmente o decorrer do projeto, e a meta fica mais alcançável.

São metodologias que inicialmente eram muito usadas no setor de tecnologia, e que hoje são usadas em diversos cenários e tipos de tarefas – até mesmo para produção de conteúdo e desenvolvimento de processos de vendas/prospecção.

A metodologia ágil traz o beneficio de conseguir cumprir com prazos bem apertados, e consegue construir um ritmo adequado para a realização de entregas, e claro, projetos.

O foco é adaptar ao invés de planejar; produzir sempre com pequenas entregas, ao invés de focar em entregas distantes.

Essa adaptação é possível pois o time acaba acompanhando semanalmente o que está dando errado, e corrigindo aos poucos (característica do Scrum, que falarei mais adiante).

Gestão de processos ágeis e sua importância

De forma bem clara: sem um processo definido, provavelmente você pode se perder na hora de criar um projeto.

A gestão de processos ágeis e as metodologias ágeis fornecem ferramentas e recursos para analisar, definir, otimizar, monitorar e controlar processos de negócios, além de medir e melhorar o desempenho de processos interdependentes.

Usando a gestão dos seus processos – sendo isso feito por você ou outra pessoa da equipe – permite que todos os membros do time possam acompanhar o desenvolvimento de um projeto.

Isso porque existe um “mapa” de como está o desenvolvimento e em que fase ele se encontra.

Algumas vantagens, facilmente perceptíveis, de quando a gestão de processos ágeis é bem aplicada:

• Limitam o número de atividades – impedindo o descontrole;
• Economia de tempo (logo, menos gastos);
• Colaboração;
• Aumento de produtividade.

Mas acredito que o atributo mais interessante – tendo em mente o Growth Hacking – é a otimização das operações (desde vendas até projetos). É dessa forma que você descobre os gargalos na empresa.

Com um acompanhamento eficaz, uma organização pode efetivamente direcionar as operações para otimização ou melhoria de processos com agilidade.

 

As muitas metodologias ágeis do mercado

Quando chega a hora de colocar em prática as metodologias ágeis, as pessoas começam a estudar/ler a respeito, para descobrirem alguma metodologia que ajude seu trabalho a ser mais produtivo.

Só que aí você descobre que existem muitos modelos e meios de se fazer sua gestão.

Por isso, vamos abordar apenas modelos/ferramentas que são usados por nossa equipe e pelas pessoas que foram entrevistadas no final do artigo de hoje.

E se você trabalha com planejamento de projetos, aconselho se aprofundar no assunto em sites especializados – ou até a fazer cursos a respeito de gestão de processos.

Agora sim, aos modelos:

Kanban

O Kanban surgiu como parte do Sistema Toyota de Produção, ou seja, não é algo muito novo.

Só que graças ao mundo dos aplicativos e startups, ele ganhou muita relevância, e versões online (e são várias).

Esse Framework funciona através de um quadro com colunas e cartões coloridos, onde as colunas representam os produtos ou os status de fabricação do produto e as cores representam o nível de urgência para a produção de cada produto.

Eles faz parte dos frameworks de gestão à vista (quadros) e de processos ágeis.

Mas o modelo tem adaptações para cada time e necessidade, ou seja, nem sempre (aliás, dificilmente) os quadros vão representar a fabricação de algo. Na realidade o que é mantido é a similaridade: a questão das entregas e seus status.

Portanto, quem trabalha com Trello e métodos/ferramentas similares já consegue ter uma noção de como funciona.

 

Vantagens da metodologia ágil Kanban

O Kanban não somente faz parte do hall da fama das metodologias ágeis, como também chega a inspirar modelos similares; pois os quadros de produtividade visual fazem parte de muitas metodologias.

Tendo mecanismos de independência em sua empresa, como o Kanban, você estará ampliando o pensamento criativo dos colaboradores e também acaba aumentando o engajamento deles.

Mas também você pode diminuir se você como gestor, cobrar a manutenção com muita frequência e ser incisivo com os detalhes.

Então fique esperto com a sua gestão da equipe.

To do list com status de tarefas

É possível usar quadros visuais e ferramentas do tipo para a realização de eventos (que não deixam de ser projetos).

Dessa forma você consegue saber como está o andamento do evento e o que falta a ser feito de acordo com as datas estipuladas.

A aplicação da técnica se dá em três etapas: o que fazer, em processo (working) e feito. A partir daí, é efetuada a fixação de post-its conforme o desenvolvimento da tarefa.

Por isso hoje é aplicado em qualquer setor. Isso sem falar que se torna mais fácil distribuir as responsabilidades, principalmente no uso de Kanban online.

As diferenças que você vai sentir ao começar a usar essa metodologia:

• Redução de atrasos em entregas;
• Diminuição do efeito “eu não sabia que essa entrega era para essa semana“;
• Pode evitar reuniões, uma vez que a informação está no quadro;
• As pessoas sabem de forma mais organizada quais são seus papéis de fato no projeto.

E não pense que somente versões online são válidas no Kanban e nas metodologias ágeis.

Até hoje grandes empresas usam cartazes, feitos de cartolina ou material similar, para deixar seus quadros em corredores ou salas de reuniões.

Ou seja,  dependendo do significado da quadro, ele é mais importante e impactante que a versão online; afinal, todos da empresa vão ver aquilo (funciona muito bem quando são entregas com valores financeiros, aprendi essa com um antigo gestor😎).

O Scrum

O Scrum é a metodologia ágil mais “famosa” e mais falada dos últimos tempos.

Ela tem como base as equipes pequenas e multidisciplinares,  feedbacks constantes e a colaboração dos envolvidos.

Essa metodologia é vista como uma forma de orientar o trabalho de equipes para “pequenas entregas”, que podem ser semanais ou quinzenais.

As novidades e entregas são constantes e menores, sendo mais fáceis de corrigir e de notar erros e falhas.

Praticamente todas as organizações buscam melhorar a eficiência de suas equipes e reduzir desperdícios de tempo e de recursos.

Como vivemos em uma época onde os recursos são escassos, e tudo “é feito para ontem”, existe uma demanda séria por metodologias ágeis, que fazem você e sua empresa se manterem competitivos – e em dia com seus projetos.

Para maiores detalhes sobre, deixarei esse vídeo como referência:

Alguns termos citados:

Scrum master: É o gerente de projeto, responsável por dirigir a equipe e por orientar as equipes, principalmente em suas sprints e reuniões “rápidas”, que é outra característica do Scrum.

Backlog: Onde as suas ideias e dos colaboradores de um projeto são colocadas. Elas são organizadas de acordo com prioridade e até mesmo o tempo que precisam para serem desenvolvidas. É normal dar atributos como status, aprovado, não aprovado

Ciclo de melhorias e autogestão nos processos ágeis

A implementação das metodologias ágeis e de frameworks organizacionais deve ser feita aos poucos na empresa, para não causar atrito com os times e colegas de trabalho.

Implementar de um dia para o outro, além de ser um grande desafio, vai deixar muita gente zangada.

No caso da Jana Ramos, quando ela era Product Owner, ela começou a fazer a gestão da equipe somente com Kanban, alimentando as colunas de to do’s e done.

“Alimentar o espaço do que está sendo feito (doing) costuma ser perca de tempo, já que muita coisa você faz em algumas horas”.

Com o tempo, ela foi implementando as sprints e as entregas, que eram sempre documentadas.

Nesse tipo de cargo, é normal que a pessoa seja o canal de comunicação entre prestadores de serviços (e os freelas), a equipe interna e alguns clientes. Sendo assim, se não for usado nenhuma metodologia de gestão, a equipe pode ficar “perdida” no dia a dia.

 

 

A dica da Jana Ramos para usar o Scrum foi: Crie um backlog e faça com que todos da equipe saibam dele, e sempre documente o que foi entregue e se teve algum erro no processo.

“Interrompa uma sprint sempre que necessário para finalizar algum componente importante, e faça isso no timing correto”.

• Use o app Toggl para marcar o tempo de suas atividades;
• Use o Ice Score na hora de montar as prioridades de entrega com sua equipe;
• Sempre (re)visite o backlog após as sprints.

Metodologia Lean

Eu resolvi inserir essa metodologia ágil por causa de um motivo: ela deu base para o mindset dos gestores de startups no mundo inteiro.

Basicamente, o propósito é gerenciar o negócio de forma mais rápida, mais barata e melhor, alocando somente os recursos necessários para cada projeto.

Segundo os princípios Lean (ou enxutos), os gestores podem, e devem, aproveitar melhor o trabalho dos colaboradores e seus recursos como equipe.

Isso é garantido ao estabelecer uma cultura que apoia mudanças e experimentos da equipe, e sempre indicando o que é prioritário, de maneira transparente.

👉 [falei sobre o livro “Lean Startup” aqui]

“Qual problema queremos resolver?”

Tudo é criado e pensando para dar valor ao cliente. Isso desde o espaço da empresa, a fabricação e a entrega do produto final.

Por isso a ideia por trás do Lean é que os produtos são a resposta de uma demanda real, não são “empurrados” para as lojas e prateleiras. Existe um cuidado com o desperdício e a perda de valor do produto; o que muda o valor percebido pelos clientes sobre o produto e sua marca.

A metodologia Lean tenta criar uma conexão entre as pessoas da equipe, seus propósitos pessoais e o da empresa como um todo, criando um vínculo autêntico entre as partes.

Nisso, são atribuídos tanto as especialidades de cada individuo e no fluxo de atividades, que é tratado com respeito e de que não deve ser interrompido com frequência (por exemplo, reuniões desnecessárias).

Outro ponto importante sobre a metodologia Lean, é o seu Canvas.

Leia também: Como estruturar uma equipe de marketing e vendas em duas semanas

Business Model Canvas

Quando um projeto está ainda no papel, e prestes a ser lançado, tudo que existe são hipóteses. Profissionais competentes fizeram pesquisas, e existem fundos por trás da operação, mas ela ainda é uma incerteza.

Para quem já fez algum curso de empreendedorismo, ou viu alguma aula/apresentação do Sebrae, o termo não é uma novidade.

Portanto, ao invés de fazer um relatório longo e cansativo, a proposta de um canvas é tornar aquilo extremamente visual, e fácil de se alinhar ao Pitch do elevador – ou seja, fácil de apresentar e explicar para outras pessoas, até mesmo para quem não conhece nada do seu projeto.

 

 

Após estruturar tudo com o Canvas, você deve testar suas hipóteses com uma abordagem chamada de customer development.

Será um momento de trocar informações com clientes em potencial, recolher feedback e entender suas dores e anseios.

Após isso vem a etapa de tentar desenvolver e testar um MVP (no Brasil chamamos de “Produto Mínimo Viável).

Na próxima parte do artigo, falei com pessoas do nosso time e de como elas aplicam metodologias ágeis e gestão de processos em suas rotinas.

Agora, temos as entrevistas!

 

Metodologias ágeis e uma equipe de SEO

O Robert Sena é especialista em planejamento de SEO e também é um mentor na Growth Lovers.

Sua carreira começou no cenário digital por volta de 2010, onde “alcançar resultados orgânicos era mais fácil, e a informação era escassa”.

Ele aprendeu a planejar páginas e sites para SEO ainda quando trabalhava na PUC, em São Paulo.

Suas referências da área são Ricardo Zacho , Rafael Rez e Rodrigo Nascimento (que fizeram um curso que mudou a vida dele); e Diego Ivo.

Gerenciando processos (ágeis) na prática:

Quando o Robert entra um novo projeto em sua equipe, ele faz uma análise que leva de 3 a 10 dias, sobre o mercado, o negócio que o site/empresa atua, nível de concorrência e o tamanho do mercado em potencial em SEO.

Ele descreveu o passo a passo de um projeto de SEO, antes da aprovação:

1. Analise geral do site,
2. Análise do profissional técnico (meta tag, tempo de carregamento, etc) – leva no máximo 3 horas;
3. Criar panorama do que está prestes a acontecer: tarefas independentes – procura gente competente para fazer, no melhor tempo hábil – e dependentes, que “meu time faz, eu consigo fazer e dar um prazo”;
4. Algumas tarefas são externas (exemplo desenvolvedor), e tem que alinhar com o cliente. Isso é um problema, pois o cliente acha que você faz tudo, até o conteúdo. Então nessa etapa, precisa ver quem será o responsável por cada coisa, se é um funcionário ou se tem que contratar alguém;
5. Marcar uma apresentação com o cliente, presencial na maioria das vezes.

E sabe onde fica esse controle? No trello, que é uma ferramenta de Kanban.

Depois de fazer os passos descritos, ele “cria uma apresentação para o cliente, onde o tamanho do projeto é estimado. Existem projetos de 6 meses a 18 meses”.

Nessa reunião “são levantados problemas, que toda área de SEO identifica, com base no site e no mercado que o cliente atua. Após isso, são estimadas entregas mensais ou quinzenais, e a validação se o projeto/negócio é viável”.

Reuniões de aprovação e as metodologias ágeis

Toda semana é feita uma reunião de 40 minutos para ver “o que está travando em cada lado?”. A ideia aqui é somente ver o que possui problemas, o que está indo bem não é discutido.

• As reuniões são gravadas, para gerar insights para a equipe que atua com ele;
• Ele separa os tópicos para a reunião com antecedência;
• Depois ele tem conversas pontuais com a equipe e com o responsável de cada tarefa, e alimenta o trello ou o slack com informações.

E muitas tarefas ele, mesmo sabendo fazer uma parte, acaba sendo passada a outros parceiros, pois:

“O custo de aprender e querer fazer por conta às vezes é maior do que pagar o especialista, quando se tem uma entrega no curto e médio prazo”

 

Comentários finais da entrevista

Uma coisa que o Robert Sena explicou que ocorre muito em projetos de sua área de atuação, é que as vezes na metade do prazo (terceiro mês em um projeto de 6 meses) o desenvolvimento está em torno de 30%, ou seja, não chegou na metade que deveria.

Para fugir desse problema, o ideal é ter uma grande entrega no começo.

Além de aumentar a confiança do cliente, esse boost inicial te livra de fazer com pressa e desleixo no final, uma vez que você está atrasado e não teve grande entregas ao longo do processo.

Dicas finais:

• Errou, “assume o B.O”;
• Se der um problema, tenta resolver e se voluntarie a ajudar, mesmo que não seja sua responsabilidade ;
• Se a demanda for grande, tentar delegar e ter ajuda de parceiros;
• Sem processos ágeis, a concorrência passa você.

“Dados são os melhores argumentos. Portanto, é apenas executando que você vai comprovar as coisas em seu trabalho” – Robert Sena

 

Metodologias ágeis para times em crescimento

Hoje falei mais uma vez com André Pino, da Lumis, que trabalha diretamente com cenários e soluções de gestão de equipes e empresas.

Na Lumis, a cultura ágil já está bem estabelecida, então não existe mais o desafio da implementação.

Todos departamentos operam com o mindset ágil. No marketing, mais especificamente, o time utiliza o kanban e, para isso, utilizam ferramentas online (mais uma vez, Trello e similares).

Metodologias ágeis: Autonomia e importância individual

Para o André, é muito importante entregar autonomia para a equipe, e mostrar que existe confiança mútua.

“Mesmo quando estamos longe um do outro, cada membro do time sabe exatamente o que tem que fazer e o que deve ser entregue. Desde que começamos a atuar com metodologias ágeis ficou clara a evolução tanto na produtividade, como na qualidade das entregas e na motivação do time”.

Como coordenador da equipe de marketing, ele recebe demandas de todos setores e precisa conciliá-las com os desafios, metas e demandas do próprio marketing.

Portanto a flexibilidade é uma obrigação do gestor e do time. “Em algum momento todo departamento vai precisar de você que faz parte do marketing”.

Cerimônias periódicas (Ao estilo Scrum)

O marketing da Lumis realiza 3 tipos de reuniões/cerimonias internas, que são fundamentais para o planejamento da equipe. Vamos ver como elas funcionam:

1)Reunião semanal, todas segundas, sobre planning 

Essa reunião tem como objetivo planejar a semana; Analisamos os itens que ficaram na esteira da semana anterior e quais estão prontos para entrar na fila.

Vai na mesma linha do scrum e das “reuniões velozes”.

2)Reunião semanal, nas quintas feiras, para refinamento e validação

Essa reunião tem o objetivo de revisar os itens que estão na esteira e precisam de uma validação, antes de ir para “Done”.

Além disso, são analisados os itens do backlog, para refinar o que não está pronto – fase muito importante nas metodologias ágeis.

3)A reunião mensal de retrospectiva

O gestor faz dinâmicas (sugeriu a ferramenta fun retro) para que o time possa expor seu trabalho, comentários, dificuldades e sugestões. Nessa fase o gestor “fala pouco”, dando voz para a equipe e seus subordinados.

Comentários finais

Sua sugestão de ouro, é a questão da motivação e do compartilhamento de informações com o time.

O André sempre mostra os OKRs da empresa nas reuniões e tomadas de decisões – isso permite que a equipe saiba o momento da empresa, seja ele bom ou ruim.

“Não é só o gestor que precisa saber quantos % da meta falta para bater. Mostre isso sempre para o time, torne isso uma informação aberta”. Segundo ele “um planning sem OKR não chega a lugar nenhum”.

Mantenha uma política de portas abertas, ou tente criar uma. É importante ser um gestor acessível, que compreende o momento atual das pessoas (principalmente no cenário da Covid).

E por último, ele fez duas citações do Manifesto Ágil:

 

“Olhar mais para as pessoas do que os processos”  e  “Construir projetos em torno de indivíduos motivados, dando a eles o ambiente e o suporte necessário e confiando neles para fazer o trabalho”.

 

Lições aprendidas e repassadas sobre metodologias ágeis

Agradeço por sua leitura, caro leitor, e que com ela tenha ensinado muitas coisas para sua gestão e desenvolvimento – não só de equipes, como também o pessoal.

Por isso, se você quer aprender mais sobre processos de gestão e metodologias ágeis, você deve conhecer a Queen Jay, uma nova escola de marketing, com uma metodologia única!

 

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