Você sabe o que é um quadro Kanban certo?
É aquele “treco” que arrastamos cartões e quadrados coloridos para explicar nossas atividades e nossas futuras entregas.
Muitas vezes é chato de fazer, mas reconhecemos que ajuda bastante a identificar o que nossos colegas estão fazendo e o que já entregaram.
Quem nunca entrou em seu quadro Kanban e viu que tinha algo atrasado?
Por esse e outros motivos do mundo das empresas enxutas e das startups do futuro, é que vamos explicar boas práticas na hora de construir o seu Dashboard, e não se perder no caminho!
E para quem não sabe do que se trata, a explicação está aqui.
O que é o Quadro Kanban?
O Kanban é um método que utiliza um quadro (ou dashboard) que ajuda a controlar o progresso das tarefas de forma altamente visual de uma equipe.
Com a utilização de pequenos cartões de papel, as equipes conseguem mostrar quais são as tarefas em andamento para outros membros de sua equipe.
Com o tempo as pessoas foram adotando ele de maneira digital, que hoje conta com inúmeras empresas e logos que criam quadros Kanban ricos e cheios de opções.
Quando um gestor adota o quadro Kanban em sua empresa, o principal resultado obtido é a redução do tempo para realizar as tarefas, ou seja, o aumento da produtividade.
Grupos e times diversos da empresa conseguem interagir de maneira mais rápida e com menos atrito, harmonizando as entregas que demandam talentos e funções diversas de uma empresa.
Portanto, adote logo um quadro Kanban em sua empresa, caso não esteja usando um!
O Kanban e a redução de desperdício
A principal finalidade do trabalho no cartão é permitir que os membros da equipe acompanhem o andamento por meio de fluxo de trabalho.
Dessa maneira é possível ver o responsável de cada tarefa e descrição objetiva de cada etapa. Isso evita desperdício de tempo, reuniões desnecessárias e atraso nas entregas.
Em um quadro Kanban virtual, ainda é possível mostrar a estimativa de tempo e criar anotações em tempo real nas tarefas de cada pessoa.
Para você entender melhor, segue um manual prático:
Como explicado no vídeo, a essência do Kanban são os cartões, o quadro e suas cores, que facilitam visualmente a organização de um projeto ou entrega de atividades.
Alguns princípios e boas práticas para seu quadro Kanban
Existem alguns princípios gerais que todo quadro kanban deve ter, assim como os envolvidos no seu preenchimento:
- Comece com o que você faz agora, e suas atividades. Ou seja, vá direto ao ponto, do básico;
- Mudanças são evolucionárias, assim como as melhorias;
- Evitar desperdícios (já citado);
- Incentivar atos de liderança em todos níveis
👉Lembre-se que esses valores estão relacionados as metodologias ágeis e ao manifesto ágil.
Toda estratégia e framework ágil possui fundamentos dentro das metodologias. Por isso existem diversos modelos e variações, mas que sempre seguem certas premissas universais.
Por que você deve parar de usar métodos desorganizados, e deve abraçar o quadro Kanban?
Vou ser direto ao ponto, e explicar o que vai mudar na vida de seus funcionários ou colegas de trabalho, ao adotar um quadro Kanban:
- Evita envio de e-mails a toda hora e todo momento;
- Pessoas podem se organizar, mesmo trabalhando a milhares de quilômetros de distância;
- Os objetivos se tornam claros, e evita o efeito “me perdi da manada” *
- Tudo ficará registrado, facilitando possíveis consultas futuras ao seu trabalho.
(*Falei disso nesse post sobre Soft Skills.)
Agora que você já entendeu porque ele é tão bom, vou dar dicas sobre o método feito na prática.
Quadro Kanban: O que não fazer (ou passar longe) quando fizer o seu
Vamos dar algumas dicas para você, que é ou pretende ser um gestor de empresas e equipes.
Darei foco as soluções digitais nessa parte do texto, mas caso seja aplicável no quadro kanban físico, então conta também.
1. Evite usar mais de uma ferramenta ou aplicativo
Se você achar perca de tempo tocar nesse assunto é porque você nunca esteve uma agência que usava duas ferramentas ao mesmo tempo.
Isso ocorre porque, às vezes, um diretor gosta de uma e o outro gestor gosta de uma outra ferramenta de gestão (Asana, Trelo, etc).
Evitem esse tipo de coisa. Como?
- Uso de dados e pesquisa com o time sobre qual opção de Quadro Kanban online estava funcionando melhor (a maioria vence, é uma votação);
- Saber se algum atributo essencial está somente em uma das ferramentas (difícil acontecer).
Descubram se alguma ferramenta deixou de ser usada e cancele para conseguir algo mais útil na versão premium.
2. Reuniões quando “realmente necessárias”
Cansado de perder 3 horas do dia em reuniões desnecessárias?
Pois bem, em alguns casos a existência de um quadro Kanban virtual, e também físico – quando se trata de resultados internos na empresa – pode dispensar a existencia de reuniões e explicações desnecessárias.
Por isso que gestores e pessoas acima de você devem ter acesso a visualização dos Dashboards de toda empresa.
Isso evitará perguntas bestas como “já começaram a fazer o projeto do mês?”.
3. Não se limite a um quadro (técnica dos multi-quadros de Kanban)
Para empresas que criam Kanbans com propósitos relacionados a estoques, eventos e até mesmo logísticos, a existência de mais de um quadro pode ser bem vinda.
Um quadro Kanban “rei” vai derivar outros menores como itens, recursos, equipes externas (como uma agência) e outros subtemas que bagunçariam o quadro principal.
Essa técnica é somente recomendável para quem trabalha com processos mais complexos, que possuem mais “braços” e ramificações (como logística).
4. “Use bem as cores do quadro Kanban”
Os diversos atributos devem ser bem escolhidos e trabalhados. Nada está lá à toa nas ferramentas online.
Elas possuem não somente cores, mas stickers, molduras, atributos de tempo e área de comentários. E você deve explorar o máximo desses itens para ter um quadro Kanban rico e bem trabalhado.
Quanto mais rico forem os detalhes, menos dúvidas vai gerar na equipe.
São se prenda aos nomes padrões, e customize sempre que necessário – já vi quadros de Trello com 7 colunas, sendo uma somente para organização de materiais. E funciona!
Mas esse ponto vai gerar a seguinte obrigação por parte da chefia:
5. Não definir regras gerais
Cada empresa vai usar de uma maneira o Dashboard de Kanban.
Por isso alguns terão vícios anteriores quanto ao preenchimento desses documentos. Como evitar isso?
Criando regras gerais para toda equipe/empresa.
Usar princípios emprestados de outras metodologias ágeis, como o Scrum, podem também ajudar na produtividade do ambiente.
E isso tudo deve ser definido por alguém que tenha visão no negócio, e que entenda sobre os diversos processos dentro da empresa. Coisas que tendem a melhorar seu quadro Kanban devem sempre ser bem vindas.
6. Não explorar os recursos da maneira adequada
Isso é uma faculdade ideal para quem tem a função paga.
As pessoas simplesmente vão deixar de conhecer suas ferramentas, e de extrair o melhor delas, se não explorarem ela.
Então se você usa algo free, não creio que seja obrigação. Mas se a empresa conta com o Premium, o ideal é conhecer quase de ponta a ponta o Software ou SaaS que vocês usam.
7. Efeito “onde estou e quem sou eu”
Ter um quadro kanban ativo vai evitar que as pessoas se percam e se desconectem das equipes.
Vou explicar melhor: muita gente perde o foco e o interesse no trabalho por não ter objetivos e metas claras. O Kanban vai evitar essa desconexão.
Além disso, ao deixar links diversos pelo seu quadro digital, você consegue acessar documentos e solicitações antigas. Dessa forma nem você nem futuros funcionários vão se perder no caminho.
— Pelo amor de Deus faça um workshop sobre seu quadro de Kanban!
Sério, não custa nada fazer uma aulinha sobre o tema.
Já vi muita gente (eu me incluo) ficar perdida por não ter uma explicação de 10 ou 15 minutos sobre possíveis atributos dos campos que a equipe usava. Um breve workshop montado pelo gestor ajudaria muito nessas horas!
Não que você precise fazer algo muito grande, só que um onboarding bem feito vai aumentar as chances de sucesso do seu quadro Kanban.
O digital é o caminho!
O Kanban tem um lugar de destaque nas empresas, ainda mais em plataformas digitais.
Com esses quadros e metodologias ágeis, as equipes se tornam mais rápidas, mais produtivas e mais preparadas para o mercado do futuro (ou será do presente?)
E o Kanban não é o único dashboard ou estratégia que vai servir bem em sua empresa.
Lá na Queen Jay falamos de diversas outras abordagens do mundo do Growth Hacking e de gestão de negócios.
Venha conhecer a gente!
Escrito por Di Rezi
Escritor e redator chefe na Growthlovers. Te ensinando a usar a internet para aprender e mostrando Hacks para sua vida.
Escritor e redator chefe na Growthlovers. Te ensinando a usar a internet para aprender e mostrando Hacks para sua vida.