Uma das maiores dores de uma empresa, seja ela pequena ou grande, é desenvolver seus processos de forma eficiente e, por isso, é necessário fazer a gestão de processos de forma adequada.
Para quem deseja desenvolver estratégias de crescimento acelerado, é importante que os processos atuais e futuros estejam bem definidos e que cada novo processo seja criado de forma a gerar valor para o negócio.
Explicamos agora o que é e como é feito o processo de gestão de processos, como os processos devem ser desenvolvidos e quais critérios devem ser adotados cada vez que um novo processo for necessário.
Confira os detalhes abaixo e tenha uma ótima leitura!
O que é gestão de processos?
Quando estamos falando da gestão dos processos de uma empresa, estamos tratando de um conjunto de práticas, que tem por objetivo buscar o aperfeiçoamento acelerado e contínuo dos processos organizacionais de uma empresa ou negócio.
É possível afirmar, portanto, que a gestão de processos é uma ferramenta que permite aos gestores identificar, desenvolver, documentar, monitorar e controlar os processos da empresa ou dos quais a empresa é a principal beneficiada.
Para entender melhor o que isso significa, é interessante compreender o conceito de processos: quando falamos em processos estamos tratando do conjunto de ações, realizadas de forma organizada e sistemática, por pessoas ou equipamentos de uma empresa.
Isso significa que praticamente tudo que é executado no dia a dia de uma empresa consiste em diversos processos sendo executados a todo momento, abrindo espaço para melhorias estratégicas.
Qual a importância da gestão de processos?
Agora que você entendeu o conceito de processos e também de sua gestão, é interessante saber porque ela é importante para as empresas e como melhorar sua execução permite que você conquiste resultados cada vez melhores.
O primeiro ponto que prova a importância da gestão de processos é que ela permite que os gestores conheçam melhor o negócio, suas particularidades e necessidades, dando espaço para a aplicação de estratégias de melhoria.
Em seguida, também vale ressaltar que ter uma gestão feita de forma eficiente ajuda a ter processos mais claros e eficientes, já que passa a ser possível garantir que todas as ações estão alinhadas com os objetivos estratégicos do negócio.
Por fim, a possibilidade de mensuração dos resultados obtidos é um dos maiores pontos positivos da gestão eficiente de processos, já que permite compreender quais ações estão gerando resultado positivo para o negócio e quais devem ser melhoradas ou mesmo revistas.
O que é Business Process Management (BPM)?
Quem está inserido em estratégias de gestão de processos certamente já ouviu falar de Business Process Management (na sigla BPM), que é o termo equivalente em inglês para nossa gestão de processos organizacionais.
Além disso, é bastante comum que os especialistas em gestão utilizem a sigla BPMS (Business Process Management System) para se referir aos softwares que permitem automatizar a gestão de processos, dando suporte às decisões e auxiliando na tomada de decisão.
Para quem está buscando aplicar estratégias de crescimento acelerado, por meio de experimentos de growth hacking por exemplo, os BPMS podem ser excelentes parceiros, já que oferecem informações importantes para a avaliação de resultados.
Qual a diferença entre gestão por processos e gestão de processos?
Também é bastante comum ouvirmos, no dia a dia, a expressão “gestão por processos”, sendo que muitas pessoas acreditam que os termos são sinônimos e se referem a mesma coisa, mas a verdade é que se tratam de conceitos distintos.
Enquanto a gestão de processos é um conjunto de práticas para desenvolver, monitorar e aperfeiçoar os processos de uma empresa, a gestão por processos representa uma filosofia organizacional, ou seja, uma forma de encarar os processos de uma organização de forma estratégica.
Quais as características da boa gestão de processos?
Para auxiliar você na compreensão da gestão de processos feita de forma eficiente, explicamos abaixo algumas das principais características de uma gestão feita de forma profissional e como ela impacta nos resultados.
Veja os detalhes abaixo!
Modelação
A primeira característica de uma gestão de processos feita de forma eficiente é a modelação, ou seja, a flexibilidade da cultura organizacional da empresa para redesenhar os fluxos de trabalho e, por consequência, os processos ligados a eles.
Isso significa que, em uma empresa que realiza a gestão de processos de forma eficiente, existe espaço para a aplicação de novos processos e a adequação de processos já existentes, sem que haja grande resistência dos envolvidos em sua execução.
Documentação
Toda estratégia de negócios deve ser bem documentada, para que seja possível compreender a relação entre as mudanças e seus impactos nos resultados do negócio e, na gestão de processos, isso é fundamental para que eles possam ser replicados, analisados e melhorados continuamente.
Isso também é importante para que não aconteçam situações onde apenas algumas pessoas sabem executar determinado processo, o que pode se tornar uma dor de cabeça caso o colaborador deixe a empresa ou mude de função.
Entrega de valor
Todo processo estruturado de forma eficiente deve existir com o objetivo de gerar algum tipo de valor para a empresa, seja esse valor agilidade, economia, impacto positivo na cultura organizacional ou mesmo financeiro.
Se não é possível afirmar que um processo gera um valor positivo para o negócio, é interessante buscar entender se ele é realmente necessário ou se deve ser repensado dentro da organização do negócio.
Monitoramento
Para que os gestores possam tomar decisões fundamentadas e inteligentes, é muito importante que existam dados e indicadores que permitam compreender se os processos estão gerando o resultado esperado.
Por isso, é importante que exista uma forma de monitoramento dos processos, sendo interessante que eles estejam atrelados, direta ou indiretamente, aos indicadores-chave de performance (KPIs ou Key Performance Indicators) do negócio.
Sistematização
Por fim, não devemos esquecer que a própria gestão de processos é, em sua raiz, um processo por si só e, por isso, é importante que as boas práticas adotadas para os demais processos da empresa também sejam adotadas para a estruturação da gestão.
Isso significa que uma gestão feita de forma eficiente deve ser modelada de acordo com as necessidades do negócio, ser documentada para consulta e revisão futuras, deve entregar valor ao negócio, deve ser monitorada e atrelada a indicadores de desempenho e também deve ser sistematizada para acompanhamento de seus resultados.
👉Outra coisa que pode ajudar muito sua gestão de processos são as metodologias ágeis, que já falamos sobre aqui no blog.
Quais os benefícios da gestão de processos?
Agora que você já entendeu melhor as características da gestão de processos e também sua importância para o desenvolvimento estratégico dos negócios, que tal entender melhor quais os benefícios que ela pode trazer?
Explicamos abaixo alguns dos principais benefícios trazidos pela gestão eficiente de processos e como ela impacta, direta ou indiretamente, nos resultados que uma empresa pode conquistar. Confira quais são esses benefícios!
Agilidade na tomada de decisão
Ter processos estruturados de forma eficiente e organizada traz como benefício a possibilidade de tornar mais ágil a tomada de decisão, fazendo com que seja possível para o gestor agir de forma eficiente em menos tempo.
Isso se deve ao fato de que, ao contar com processos claros e monitorados através de métricas e indicadores de desempenho, é possível compreender o cenário atual de um negócio e agir para melhorá-lo.
Além disso, as decisões passam a ser fundamentadas em elementos claros dentro dos processos do negócio, trazendo impacto direto para a empresa.
Redução de custos
Outra vantagem trazida pela gestão de processos feita de forma correta está na redução de custos operacionais da empresa, já que com ela é possível compreender se todos os processos executados são necessários ou mesmo se seu desempenho está dentro do esperado.
Com isso, é possível evitar desperdícios, sejam eles de recursos, de pessoas ou mesmo financeiros, agindo de forma a corrigir os problemas, o que gera impacto positivo nas finanças do negócio.
Melhor distribuição de recursos
Outro ponto positivo que a gestão de processos oferece para a empresa é a possibilidade de realizar a distribuição de recursos de forma mais inteligente e eficiente, já que é possível compreender quais processos oferecem o resultado esperado e quais precisam ser melhorados ou revistos.
Com isso, os gestores podem tomar decisões que permitem alocar e distribuir recursos de forma inteligente, aumentando a eficiência e a produtividade da empresa como um todo.
Melhor aproveitamento do tempo
Grande parte das empresas realiza um imenso número de processos todos os dias, mas infelizmente muitos deles não são executados de forma eficiente, o que significa que é possível melhorar seu desempenho ao entender quanto tempo leva para ser executado.
Ao gerenciar os processos, é possível entender qual o tempo estimado para a realização de uma determinada tarefa e, caso ela não esteja sendo executada no tempo previsto, compreender quais são os motivos e como é possível otimizá-los.
Aumento da satisfação do cliente
O objetivo de uma empresa é oferecer ao cliente a melhor experiência possível, por meio de seus produtos ou serviços e, por meio da gestão de processos, é possível melhorar o desempenho das atividades da empresa, impactando direta e indiretamente na entrega feita ao cliente.
Por isso, ao adotar processos eficientes e bem estruturados, é possível melhorar a experiência do cliente, aumentando também sua satisfação com a empresa.
Automação de processos eficazes
Por fim, vale destacar que a gestão de processos feita de forma eficiente não só agiliza processos, mas também permite que determinadas atividades sejam executadas de forma automatizada, desde que sejam pertinentes ao negócio.
Além disso, por meio da gestão de processos, é possível identificar quais deles podem ser executados de forma automatizada e também acompanhar sua eficiência ao longo do tempo.
Como implementar a gestão de processos?
Agora que você já conhece os benefícios da gestão de processos, deve estar se perguntando como implementar essa estratégia em uma empresa, especialmente levando em consideração seus impactos positivos.
Explicamos abaixo como você pode implementar uma gestão de processos eficiente e mensurável. Confira!
Realizando o planejamento dos processos
O primeiro passo para implementar a gestão de processos é realizar o planejamento dos processos que devem ser executados e também o impacto esperado por sua adoção, para que seja possível definir os indicadores de desempenho pertinentes.
Fazendo a modelagem dos fluxos de trabalho
O próximo passo é realizar a modelagem dos fluxos de trabalho, ou seja, definir quais as etapas de cada um dos processos, compreendendo a conexão entre eles e identificando os responsáveis por sua execução.
Realizando a simulação dos processos da empresa
Depois de planejar e modelar os processos, é fundamental simulá-los, visando compreender se eles estão adequados às necessidades da empresa e também se existem pontos que não foram considerados em sua construção.
Executando o gerenciamento de processos
A execução da gestão de processos envolve implementar novos processos ou revisar aqueles que já existem, definindo as metas e indicadores para cada um deles e capacitando os responsáveis para sua execução eficiente.
Realizando o monitoramento de cada processo
Como já dissemos, é fundamental que os processos sejam monitorados através do acompanhamento de indicadores, definidos no planejamento, para compreender se sua execução está alinhada às expectativas ou se são necessárias correções.
Leia também: Boas práticas no quadro kanban!
Desenvolvendo estratégias de melhoria contínua
Por fim, ao contar com uma gestão de processos eficiente, passa a ser possível desenvolver estratégias de melhoria, de forma contínua, já que os indicadores permitem compreender aquilo que está apresentando resultados positivos e também quais processos precisam ser melhorados.
Como usar a gestão de processos no growth hacking?
A gestão de processos é uma excelente ferramenta para o desenvolvimento de estratégias de crescimento e, por isso, faz parte do arsenal disponível para o growth hacker que deseja melhorar os resultados de uma empresa.
Para isso, é necessário que os processos estejam documentados, alinhados com as estratégias e objetivos do negócio e que possuam indicadores de desempenho claros e mensuráveis.
Com isso, é possível adotar estratégias direcionadas aos pontos de melhoria do negócio, em especial na execução dos processos da empresa, visando obter resultados melhores e de forma mais ágil.
Como me preparar para aplicar a gestão de processos no growth?
Agora que você entendeu o que é gestão de processos e como ela pode ser importante para o desenvolvimento do seu negócio, sendo inclusive uma excelente ferramenta para estratégias de growth hacking, certamente está pensando em como se preparar para aplicá-la, não é mesmo?
Para entender como aplicar as melhores práticas e estratégias de growth hacking na gestão de seu negócio, você pode contar com os conteúdos especializados aqui do Growth Lovers ou dar o próximo passo na cadeia de valor da sua empresa com a Queen Jay.
Afinal, uma gestão de processos bem feita nada mais é do que uma forma de acelerar o crescimento de seu negócio ou de sua carreira e, para isso, você precisa compreender esse papel.
Para saber mais sobre as estratégias de growth hacking que você pode aplicar em seu negócio ou mesmo para atuar como consultor de growth, comece a receber nossas dicas na Growth News!
Escritor e redator chefe na Growthlovers. Te ensinando a usar a internet para aprender e mostrando Hacks para sua vida.