Existem empresas que fazem de 3 a 4 reuniões diárias, e consomem nosso tempo produtivo semanal. Empresas que as reuniões consomem mais tempo do que o estipulado, muitas vezes por falta de organização.
Você trabalha em um lugar assim?
Acredito que no fundo todos possuem a vontade de diminuir as reuniões e meetings de sua agenda, mas por questões diversas, não conseguem mexer. E o assunto se torna um Tabu.
Um levantamento realizado pela Harvard Business Review revelou que, dentre os 182 gerentes pesquisados, 65% acreditam que suas reuniões apenas atrapalhavam na completude das muitas tarefas que tinham, como também afirmaram que as reuniões “serviam como falso agregador de equipes”.
Portanto, até mesmo nossos gestores e líderes perceberam que o “tiro está saindo pela culatra”.
Além de ajudar você a diminuir o volume de reuniões, vamos te ajudar a implementar um day off: o dia que ninguém faz reuniões da empresa!
Tempo gasto em reuniões: Por que se preocupar?
As reuniões são feitas com o objetivo de organizar e simplificar processos, além de criar brainstormings com a equipe.
Muitas empresas possuem métodos sofisticados para realizar suas reuniões, evitando desperdícios e focando em objetivos claros.
Mas mesmo quando bem organizados, as reuniões colocam em risco o tempo de produtividade individual. Isso gera pessoas que acabam sacrificando seu tempo privado (fora do trabalho) e da própria equipe, para colocar em ordem tudo que é feito ou pedido nas reuniões.
Resumindo: a conta ⏰ nem sempre fecha, e quanto maior a empresa, mais notável isso fica.
“Os executivos querem ser exemplares. Quando sacrificam seu próprio tempo e bem-estar pelas reuniões, presumem que estão fazendo o que é melhor para os negócios – e não veem os custos para a organização. Eles ignoram a queda coletiva de produtividade, foco e engajamento.” – Fonte
Se você ou seus gestores não fizerem algo, a tendência é que o mau uso de tempo e a desorganização em reuniões cresça com o tempo.
Formas de evitar o desperdício de tempo (e os bocejos) nas reuniões
Estabelecer algumas regras básicas podem criar um ambiente onde o tempo não é desperdiçado e onde [quase] todos cumprem suas entregas semanais.
Seguir esses pontos, que empresas como Google fazem, farão com que as reuniões jamais extrapolem ou lotem as agendas da equipe, e cheguem a consumir na média menos de 30 minutos (que é o ideal).
- Fazer reuniões em pé, às vezes nos próprios corredores;
- Implementação de breves sprints diárias (metodologias ágeis, para quem não pegou a referência);
- Evitar PPT’s e coisas do tipo;
- Atribuir para uma pessoa as anotações. Além disso, marcar quem deu as ideias, para que essa pessoa possa acompanhar o andamento de suas sugestões no futuro (isso diminui o desperdício de ideias/sugestões boas);
- Regra das 2 pizzas
Só que vamos agora um pouco além…
Queremos falar de como ter um dia onde as reuniões são proibidas, tornando um dia de produtividade ininterrupta. Será que você conseguiria fazer isso em sua empresa?
Como estabelecer um Day Off de reuniões/meetings em sua empresa?
Um ajuste em sua programação semanal pode fazer a diferença entre cumprir seus objetivos estratégicos ou lutar para fazer as entregas.
Essa mudança simples? Ter um dia sem reuniões.
Ao conceder a si mesmo um dia sem reuniões por semana, você reduz as tarefas secundárias em sua empresa.
Você não precisa gastar 10 minutos antes de uma reunião encerrando uma tarefa e se preparando para a reunião – e mais 15-30 minutos depois de uma reunião alinhando essas tarefas secundárias e recuperando o foco.
Você simplesmente trabalha!
Agora o passo a passo para ter seu Day Off das reuniões:
Etapa 1: Faça o Compromisso com as pessoas
O primeiro passo é estabelecer o dia em que todos terão bloqueio permanente. Nossa sugestão é a quarta-feira.
Você deverá atribuir um motivo-mor a sua causa. Por exemplo, a baixa produtividade de sua equipe ou um grande projeto que vocês possuem (uma entrega no fim do ano, etc).
Muitos gestores poderão ser relutantes, então essa estratégia só será adotada se o interesse for up-down – ou seja, você gestor, está a fim de aumentar a produtividade do time, e disposto a cortar um dia.
Do contrário só rebelião amigo
Estabelecer o day-off fixo é muito melhor do que estabelecer isso toda semana ou todo mês, pois vai virar um costume da empresa.
Mas note: Seja transparente. Não evite falar com outras empresas o motivo, que é uma mobilização de todos. Por mais incrível que pareça, nem todos vão achar uma iniciativa “besta” ou inválida.
Então não precisa ter vergonha. Jogue a real.
Etapa 2: Comece aos poucos
Discuta sua estratégia com colegas próximos e seu chefe. Essa conversa pode incluir por que você vê isso como uma parte importante de sua programação ou do projeto em questão (dica 1).
Explique as alternativas de comunicação, como e-mail ou whatsapp (isso evitará objeções).
Se os gestores e os “batedores de martelo” enxergarem a importância do foco ininterrupto, será mais fácil validar o day off na empresa, ou ao menos na sua agenda; nem sempre conseguimos um beneficio universal, mas se for particular, já ajudará muito!
Quando eles burlam sua regra/sugestão
Algumas pessoas respeitarão esses limites; outros não. Ao receber uma solicitação para uma reunião no dia reservado, você precisará fazer uma avaliação.
Se é seu chefe que entende a situação e ainda insiste no horário da reunião, você provavelmente precisará aceitar o convite. Mas, para colegas e subordinados diretos, você pode ter mais flexibilidade para reagendar reuniões para um horário que seja adequado para você.
O ideal é que todos tenham esse dia livre. Portanto dê o day off para seus subordinados, ou o seu day off não vai funcionar como deveria.
Etapa 3: “O dia das reuniões externas”
No pior do cenários, nenhuma das 2 dicas anteriores serão aceitas.
Neste caso, te sobra uma carta na manga: e se o day off servir somente para reuniões externas.
Nessas reuniões você só pode marcar meetings com vendedores, fornecedores e outros players que não fazem parte de sua empresa.
Não é o ideal, mas ajuda bastante ter essa opção prévia (infelizmente não temos controle de agentes externos, então a ideia pode flopar).
Etapa 4: escolha seu trabalho com sabedoria
Você aproveitará ao máximo seu dia sem reuniões ao usá-lo para o tipo certo de trabalho ou objetivo. Trabalhe em projetos que requerem foco e pensamento de alto nível, como redação, pensamento estratégico, análise um projeto com muita complexidade.
Não entre em um dia sem reuniões sem um plano. Você precisa de um compromisso extra para se concentrar em um trabalho significativo, e fazer com que outros saibam disso (sim, o chefe).
Eu recomendo selecionar um projeto muito grande no qual você está trabalhando, ou escolher de dois a três entregas discretas. Escreva a meta no papel ou registre-a em seu calendário. Decida se concentrar em mover esses itens – e apenas esses itens – para a frente.
Você pode até querer se dar permissão para fazer algo divertido depois de cumprir seus objetivos (talvez sair do trabalho mais cedo ou trabalhar em um projeto apaixonante) para incentivar a eficiência em vez da procrastinação.
Etapa 5: ignorar tarefas de rotina e e-mail
Você se sentirá estranho quando começar o dia sem reuniões pela primeira vez.
Pode haver algum desconforto inicial em ignorar ou atrasar e-mails e tarefas diárias para que você possa se concentrar no projeto planejado. Mas quando você entrar no ritmo e perceber como é ótimo o day off, ficará mais fácil.
Essa estratégia naturalmente força você a definir o ritmo das outras reuniões e trabalhar para caber nos quatro dias restantes. Por ter um dia sem reuniões, você não só pode mudar sua programação, mas também tornar a realização de trabalhos importantes uma parte fácil e quase sem esforço de sua vida profissional.
E como consequência, todos poderão ganhar com isso (principalmente seus subordinados, que também adotaram “o dia sem reuniões”).
Quando essa ideia pode ser ruim?
Um dia sem reuniões não é a melhor opção para todos.
Para aqueles que têm dificuldade em manter o foco, ficam entediados facilmente ou são extrovertidos, um dia sem reuniões pode ser um assassino de produtividade.
Em vez de fazer mais, é provável que procrastine porque não têm pressão para agir antes da próxima reunião.
Tem também funções onde o andamento das coisas depende da aprovação e avaliação de outras pessoas, sejam da empresa ou agentes externos. Isso inviabiliza o day off, infelizmente.
Se você está em uma destas categorias, é melhor restringir seu tempo livre de reuniões a metade do dia no máximo (p.ex. das 12 as 18 de tal dia). Experimente para ver se funciona.
Mas para as pessoas que gostam de concentração máxima (pessoas que escrevem e montam apresentações) e têm dificuldade em alternar as tarefas, um dia sem reuniões é uma virada de jogo.
Seguindo essas etapas apresentadas hoje, você aumentará sua chance de sucesso nas entregas de projetos.
Esse artigo foi feito da fusão desses dois textos (1), (2).
Escrito por Di Rezi
Escritor e redator chefe na Growthlovers. Te ensinando a usar a internet para aprender e mostrando Hacks para sua vida.
Escritor e redator chefe na Growthlovers. Te ensinando a usar a internet para aprender e mostrando Hacks para sua vida.